Du hast eine Rechnung gestellt, aber das Geld ist nicht da? Tja, willkommen im Club! Ob kleiner Freelancer oder großes Unternehmen – säumige Zahler kennt jeder. Aber keine Sorge, es gibt bewährte Wege, wie du dein Geld bekommst, ohne direkt zur Keule greifen zu müssen. In diesem Artikel erfährst du, wie du richtig mahnst, welche Fristen du einhalten solltest und wie du dabei professionell bleibst.
Warum bleibt die Zahlung aus?
Bevor du die Mahnung rausschickst, lohnt sich ein kurzer Reality-Check. Warum hat dein Kunde noch nicht gezahlt?
- Vergessen oder übersehen – Manchmal ist es einfach Schusseligkeit. Eine freundliche Erinnerung kann Wunder wirken.
- Finanzielle Engpässe – Dein Kunde hat gerade selbst Probleme und kann nicht zahlen. Hier hilft eine offene Kommunikation.
- Absichtliches Zögern – Manche Firmen strecken bewusst ihre Zahlungen, um Liquidität zu behalten. Das ist ärgerlich, aber nicht ungewöhnlich.
- Unzufriedenheit mit der Leistung – Falls dein Kunde sich über etwas ärgert, könnte er die Zahlung zurückhalten. In dem Fall solltest du nachhaken.
Die erste Erinnerung – Locker, aber bestimmt
Bevor du direkt mit einer Mahnung kommst, schick doch erstmal eine freundliche Zahlungserinnerung. Eine E-Mail reicht oft schon aus. Bleib höflich, aber bestimmt.
Beispiel für eine Erinnerung:
„Hallo [Name], vielleicht ist es dir durchgerutscht, aber die Rechnung [Nummer] vom [Datum] ist noch offen. Könntest du mir ein kurzes Update geben, wann ich mit dem Geldeingang rechnen kann? Danke dir!“
Oft kommt darauf schon eine Antwort, und das Geld ist schneller da, als du denkst.
Mahnung schreiben – So machst du es richtig
Falls die Erinnerung nicht hilft, ist es Zeit für eine formelle Mahnung. Hier gibt es keine festen Regeln, aber einige bewährte Methoden:
- Klarer Betreff: „Zahlungserinnerung – Rechnung [Nummer]“ oder „Mahnung – Rechnung [Nummer]“
- Freundlicher Einstieg: „Leider haben wir noch keinen Zahlungseingang für die Rechnung vom [Datum] festgestellt.“
- Frist setzen: „Bitte begleichen Sie den offenen Betrag bis zum [Datum], um weitere Schritte zu vermeiden.“
- Konsequenzen andeuten: „Sollte die Zahlung nicht fristgerecht erfolgen, behalten wir uns weitere Maßnahmen vor.“
Wichtig: Verwende das Wort „Mahnung“ erst in der zweiten oder dritten Nachricht, um nicht sofort Druck aufzubauen.
Wie oft mahnen?
Es gibt keine Pflicht, drei Mahnstufen zu durchlaufen, aber oft hält man sich an folgendes Schema:
- Freundliche Erinnerung (nach ca. 7–14 Tagen)
- Erste Mahnung (nach ca. 21 Tagen, mit neuer Frist)
- Letzte Mahnung (nach ca. 30–40 Tagen, mit Hinweis auf Inkasso oder rechtliche Schritte)
Falls dein Kunde darauf immer noch nicht reagiert, kannst du überlegen, einen Anwalt oder ein Inkassobüro einzuschalten.
Inkasso oder gerichtliches Mahnverfahren?
Wenn gar nichts hilft, bleibt nur der offizielle Weg.
- Inkassobüro: Geeignet für kleinere Beträge. Sie schreiben Mahnungen in deinem Namen und versuchen, das Geld einzutreiben.
- Gerichtliches Mahnverfahren: Falls es ernster wird, kannst du beim Amtsgericht einen Mahnbescheid beantragen. Dein Kunde hat dann 14 Tage Zeit, zu zahlen oder zu widersprechen.
- Klage: Falls auch das nicht klappt, bleibt nur noch eine Klage. Das lohnt sich aber nur bei höheren Beträgen.
Tipps, um das Problem künftig zu vermeiden
Damit du in Zukunft nicht ständig mahnen musst, kannst du ein paar Dinge optimieren:
- Zahlungsziele klar definieren: Schreib in jede Rechnung „Zahlbar innerhalb von X Tagen“.
- Skonto oder Gebühren nutzen: Ein kleiner Rabatt für schnelle Zahlung oder eine Mahngebühr bei Verzug kann Wunder wirken.
- Vorkasse oder Teilzahlung verlangen: Besonders bei neuen Kunden eine sinnvolle Absicherung.
- Automatisierte Zahlungserinnerungen einrichten: Buchhaltungssoftware kann dich dabei unterstützen.
Fazit: Bleib professionell, aber zieh klare Grenzen
Unbezahlte Rechnungen sind nervig, aber mit der richtigen Strategie bekommst du dein Geld. Bleib freundlich, aber bestimmt, und scheue dich nicht davor, rechtliche Schritte einzuleiten, wenn es nötig ist. Wenn du das Ganze mit einer guten Kommunikation und einem klaren Mahnprozess kombinierst, hast du in Zukunft weniger Stress mit säumigen Zahlern. Und jetzt mal ehrlich – das wäre doch schön, oder? 😉